Tempistiche della produzione cosmetica: cosa aspettarsi settimana per settimana

Quattordici giorni lavorativi è il termine di consegna di un primo ordine. Non è il tempo che passa dal momento in cui decidi di fare una linea a quello in cui la merce arriva in magazzino.

Fra i due numeri c’è una differenza che può essere di settimane, e dipende quasi interamente da chi ordina. Vale la pena vederla per fasi, perché è l’unico modo per pianificare un lancio con una data credibile.

Da dove parte il conteggio

Il termine di consegna decorre dal via libera per la stampa delle etichette, cioè dal momento in cui approvi la grafica. Tutto quello che viene prima non è compreso.

Questa precisazione genera più equivoci di qualsiasi altra nel settore, ed è anche la prima domanda da fare a un fornitore prima di firmare: i giorni indicati partono dall’ordine o dall’approvazione? Sono lavorativi o solari?

Una volta chiarito questo, i tempi diventano prevedibili.

La timeline, settimana per settimana

Fase	Chi la porta avanti	Durata tipica	Nel conteggio dei 14 giorni
Selezione delle referenze	tu	da un giorno a diverse settimane	no
Richiesta di accesso e listino	tu, poi il fornitore	pochi giorni	no
Reperimento del logo vettoriale	tu	da subito a settimane	no
Elaborazione delle due proposte grafiche	il fornitore	giorni	no
Revisione e approvazione della bozza	tu	da un giorno a un mese	no
Stampa delle etichette	il fornitore	dentro i 14 giorni	sì
Etichettatura e confezionamento	il fornitore	dentro i 14 giorni	sì
Notifica al portale europeo	il fornitore, in parallelo	dentro i 14 giorni	sì
Spedizione e consegna	corriere	dentro i 14 giorni	sì

Guardando la colonna delle durate si vede subito dove sta la variabilità. Le fasi a carico del fornitore hanno tempi stretti e prevedibili. Le tre fasi che dipendono da te hanno un intervallo che va da un giorno a un mese, e sono quelle che determinano la data finale.

Le tre fasi che decidono tutto

Il reperimento del logo

È la causa di ritardo più banale e più frequente. Serve un file vettoriale, .ai oppure .eps. Un logo salvato in JPG dal sito o preso da un biglietto da visita non basta, e recuperare l’originale dal grafico che ha realizzato l’insegna anni prima può richiedere settimane.

Se non hai il file vettoriale, la cosa più utile che puoi fare oggi è cercarlo. Prima ancora di scegliere le referenze.

L’approvazione della grafica

Due proposte complete sono incluse nel servizio. Il tempo che impieghi a decidere non è nel conteggio dei quattordici giorni, ma è nel calendario reale del tuo lancio.

Chi approva in due giorni riceve la merce settimane prima di chi ci mette un mese a scegliere fra due varianti di colore. Un modo pratico per accorciare: decidere in anticipo chi ha l’ultima parola. Le grafiche che girano fra tre persone senza un decisore designato sono quelle che si fermano più a lungo.

Ogni elaborazione oltre la seconda costa €80 + IVA e aggiunge un altro giro di attesa.

La chiusura della gamma

Cambiare una referenza dopo l’approvazione della grafica significa rifare l’etichetta di quel prodotto e la relativa notifica al portale, perché ogni versione etichettata è un prodotto distinto per la normativa europea.

Conviene quindi chiudere la selezione prima di avviare la parte grafica, non durante. Su quante referenze e quali scegliere c’è un ragionamento dedicato nella guida alla prima linea cosmetica.

I riassortimenti sono un’altra cosa

Dal secondo ordine in poi la timeline si accorcia molto, perché spariscono tre fasi.

Le etichette sono già approvate, le referenze già registrate al portale, e il vincolo delle cinque tipologie minime non si applica. Resta il minimo di tre pezzi per referenza.

Il termine di consegna scende a circa dieci giorni lavorativi, e questa volta partono dall’ordine, perché non c’è nulla da approvare.

Da qui la convenienza di ragionare sul riassortimento frequente invece che su un unico grande stoccaggio: il tempo di risposta è breve e prevedibile, e il capitale immobilizzato resta basso.

Perché i tempi del fornitore sono poco comprimibili

Chi chiede di accorciare la consegna si aspetta che esista un margine di flessibilità. Nelle fasi a carico del fornitore ce n’è poco, e vale la pena capire perché.

La stampa delle etichette è una lavorazione fisica con tempi di macchina e di essiccazione. L’etichettatura e il confezionamento occupano una postazione per un tempo che dipende dal numero di pezzi. La notifica al portale europeo ha tempi propri che non dipendono da nessuno dei due.

Sono attività che si programmano in coda insieme a quelle degli altri ordini, e comprimerle su una commessa significa spostarne un’altra. È il motivo per cui i fornitori seri danno termini prudenti invece di promettere tempi che poi non reggono.

Il margine reale di guadagno sta quindi altrove: nelle tre fasi che dipendono da chi ordina, dove un mese di indecisione vale molto più di qualsiasi sollecito in produzione.

Che cosa allunga i tempi

Cinque fattori, in ordine di frequenza.

• Il logo non disponibile in formato vettoriale
• Le revisioni grafiche oltre le due incluse, ciascuna con il proprio giro di andata e ritorno
• Il cambio di referenze dopo l’approvazione, che riapre etichetta e notifica
• La stagionalità, perché i periodi di picco del settore comprimono la capacità di tutti i fornitori
• Il passaggio del ruolo di soggetto responsabile in corso d’opera, che comporta la modifica dell’etichetta su tutte le referenze coinvolte

L’ultimo è il meno frequente e il più costoso. Se pensi di volere la tua ragione sociale in etichetta, deciderlo prima della grafica evita di rifare tutto. Le implicazioni sono nell’articolo sulla figura che risponde legalmente del cosmetico.

Il caso dei riordini stagionali

C’è una categoria di prodotti su cui la pianificazione va anticipata molto più del normale, e sono quelli legati a una stagione.

Un solare deve essere sullo scaffale a maggio, il che significa ordinarlo entro marzo per stare tranquilli con i tempi di grafica e produzione. Un cofanetto natalizio va deciso in settembre. Chi ci arriva un mese prima trova quello che resta, non quello che voleva.

C’è anche un effetto di sistema: nei periodi di picco la capacità produttiva è contesa da tutti i committenti contemporaneamente, quindi i termini si allungano proprio quando servirebbe il contrario.

La regola pratica è semplice: per un prodotto stagionale conviene raddoppiare il margine di tempo che si userebbe per una referenza qualsiasi.

Come pianificare un lancio con una data

Se hai una data in cui la linea deve esistere, per esempio un’apertura, una fiera o una campagna stagionale, conviene lavorare a ritroso.

Dalla data obiettivo si tolgono i quattordici giorni lavorativi di produzione e consegna. Poi si toglie il tempo di approvazione della grafica, che va stimato onestamente su come funzionano le decisioni nella tua attività. Poi il tempo di elaborazione delle proposte. Poi la selezione delle referenze.

Sommando tutto con margini realistici, si arriva a una data di partenza che nella maggior parte dei casi è più lontana di quanto si immagini. È meglio scoprirlo adesso che tre settimane prima dell’evento.

Un discorso a parte vale per lo sviluppo di una formula dedicata, che aggiunge mesi tra prototipo, prove di stabilità e challenge test. Il confronto tra i due percorsi è nell’articolo su formula su misura o formula pronta.

Il quadro completo delle fasi e di chi fa cosa è descritto in come funziona la produzione conto terzi dei cosmetici, mentre le condizioni sui volumi minimi sono nella guida al lotto minimo.

Vuoi verificare i tempi reali sulla gamma che hai in mente? Richiedi l’accesso al catalogo.

Domande frequenti sulle tempistiche