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Chi cerca fornitori di materie prime cosmetiche di solito sta risolvendo il problema sbagliato. Le materie prime sono un problema di chi formula, e chi formula quasi mai è chi vende.
Vale però la pena capire come funziona quella parte della filiera, perché è lì che nascono due situazioni che arrivano fino allo scaffale: un ingrediente che sparisce e un INCI che cambia senza preavviso.
Indice
Chi compra le materie prime
Nella filiera cosmetica ci sono quattro posizioni, e conviene sapere quale occupi.
Il produttore di materie prime sintetizza o estrae gli ingredienti: tensioattivi, emulsionanti, conservanti, attivi, profumi. Lavora su volumi industriali e vende a chi formula.
Il distributore di materie prime acquista dai produttori e rivende in quantità più piccole, spesso con servizio tecnico di supporto. È l’interlocutore tipico di chi formula in proprio ma non ha i volumi per comprare direttamente.
Il formulatore o produttore di cosmetici acquista le materie prime, sviluppa e realizza il prodotto finito. È lui che seleziona gli ingredienti, li qualifica e ne conserva la documentazione.
Il committente, cioè chi vende con il proprio marchio, di norma non entra in contatto con le materie prime. Compra un prodotto finito.
Se stai costruendo una linea a marchio proprio partendo da un catalogo, la tua posizione è la quarta. Le materie prime le ha già comprate, qualificate e documentate qualcun altro.
Quando invece le compri tu
Esiste uno scenario in cui il committente fornisce la materia prima, ed è quello di chi possiede un ingrediente caratterizzante.
Un frantoio con il proprio olio, un apicoltore, un’azienda agricola, una struttura termale con la propria acqua. In questi casi la materia prima è il progetto, non un componente, e il percorso cambia: si entra nello sviluppo di una formula dedicata, con tempi e costi propri.
Va detto che fornire una materia prima non è come consegnare un sacco. Deve essere qualificata: serve documentazione su origine, composizione, purezza, eventuali contaminanti e conservazione. Senza quei dati la materia prima non può entrare in una formula destinata al mercato, perché il dossier di sicurezza non si potrebbe costruire.
Che cosa significa qualificare una materia prima
È il passaggio che distingue una filiera controllata da una improvvisata, e riguarda documenti che il committente non vede mai ma che devono esistere.
Ogni lotto di materia prima arriva con una specifica tecnica e un certificato di analisi che ne attesta la conformità. Chi la riceve verifica che corrisponda a quanto ordinato, registra il lotto e lo collega alle produzioni in cui verrà impiegato.
È la catena che consente la tracciabilità richiesta dalle buone pratiche di fabbricazione: dal prodotto sullo scaffale si risale al lotto di produzione, e da quello alle materie prime impiegate. È la tracciabilità richiesta dalla norma ISO 22716, e il numero di lotto ne è l’anello centrale.
Senza questa catena, un problema su una partita di materia prima non è circoscrivibile: riguarda tutto quello che hai venduto.
I due eventi che arrivano fino a te
Ecco perché la filiera a monte interessa anche chi vende soltanto.
Il cambio di fornitore della materia prima
Un produttore può cambiare il fornitore di un ingrediente per ragioni di costo, disponibilità o qualità. Se la sostituzione comporta una modifica anche minima della composizione, l’INCI stampato sull’etichetta non corrisponde più al prodotto.
Le conseguenze sono concrete: etichette da ristampare e notifica al portale da aggiornare, su tutte le referenze coinvolte. È il motivo per cui un contratto serio prevede l’obbligo di preavviso su queste modifiche, ed è una clausola che vale la pena scrivere nel contratto di produzione.
La restrizione normativa di un ingrediente
Gli allegati del Regolamento (CE) n. 1223/2009 vengono aggiornati con regolarità. Una sostanza ammessa oggi può essere ristretta o vietata domani, e i prodotti già sul mercato che la contengono diventano non conformi al termine dei periodi transitori.
Non dipende da un errore del produttore né tuo: è un cambiamento di quadro. Il Regolamento si aggiorna per allegati, e le modifiche recenti hanno già cambiato più di un INCI.
Perché una materia prima può sparire
L’indisponibilità di un ingrediente è più frequente di quanto si pensi, e le cause sono di tre tipi.
La prima è normativa: una sostanza viene ristretta o vietata da un aggiornamento degli allegati, e va sostituita entro i termini previsti.
La seconda è di mercato. Le materie prime di origine vegetale dipendono da raccolti, e un’annata difficile su una coltura specifica si ripercuote su tutta la filiera. Alcuni estratti hanno un solo bacino di produzione al mondo.
La terza è industriale: un produttore dismette una linea perché non è più economicamente sostenibile, e chi la usava deve riformulare.
In tutti e tre i casi la conseguenza per chi vende è la stessa. La referenza può cambiare composizione, oppure uscire dal catalogo. Sapere in anticipo come il fornitore gestisce questi eventi, e con quale preavviso li comunica, è una delle verifiche più utili in fase di selezione.
Le domande da fare al fornitore
Anche senza entrare nella filiera, tre domande dicono molto sulla solidità di chi ti fornisce.
- Come vengono qualificate le materie prime in ingresso, e viene conservato il certificato di analisi di ogni lotto
- Con quale preavviso vengono comunicate le modifiche di formula o di fornitore degli ingredienti
- Che cosa succede se una materia prima diventa indisponibile o viene ristretta dalla normativa
La terza è quella che quasi nessuno pone, ed è la più utile. Un fornitore che ha già una procedura per questo caso ti dirà come gestisce la sostituzione e la comunicazione; uno che non ce l’ha ti risponderà che non è mai successo.
Vale la pena aggiungere una quarta domanda per chi sta valutando una gamma con un posizionamento preciso: se le materie prime sono qualificate anche rispetto a criteri diversi da quelli di sicurezza, per esempio origine vegetale certificata o assenza di derivati animali. Sono verifiche che la filiera fa a monte o non fa affatto, e non si possono recuperare a valle guardando l’INCI del prodotto finito.
Sono le domande da porre quando si valuta un fornitore conto terzi.
Perché non conviene cercare fornitori di materie prime
Chiudiamo tornando alla domanda di partenza, perché la risposta pratica è controintuitiva.
Comprare materie prime ha senso solo se hai una formula, un impianto e un sistema qualità. Senza quei tre elementi, un fusto di tensioattivo è un oggetto che non puoi usare legalmente per produrre qualcosa da vendere.
Chi vuole una linea a proprio marchio compra il prodotto finito e ci mette sopra la propria etichetta, e il percorso è descritto in come funziona la produzione conto terzi. Chi ha un ingrediente proprio da valorizzare, invece, non cerca fornitori: cerca qualcuno che sappia formulare attorno a quello che già possiede.
Vuoi capire quale percorso è adatto al tuo progetto? Richiedi l’accesso al catalogo.
Domande frequenti sulle materie prime cosmetiche
Esistono produttori che sintetizzano o estraggono gli ingredienti e distributori che li rivendono in quantità minori con supporto tecnico. Sono interlocutori di chi formula, non di chi vende con il proprio marchio: quest’ultimo acquista un prodotto finito, in cui le materie prime sono già state selezionate e qualificate.
Il formulatore, cioè chi sviluppa e realizza il prodotto. È lui che seleziona le materie prime, le qualifica verificando specifiche tecniche e certificati di analisi, e ne conserva la documentazione, che serve a costruire il dossier di sicurezza del prodotto finito.
Sì, ed è lo scenario tipico di frantoi, apicoltori e aziende agricole. La materia prima deve però essere qualificata, con documentazione su origine, composizione, purezza, eventuali contaminanti e modalità di conservazione. Senza quei dati non può entrare in un prodotto destinato al mercato.
È la verifica documentale che ogni lotto in ingresso corrisponda a quanto ordinato. Comprende specifica tecnica, certificato di analisi e registrazione del lotto, collegato poi alle produzioni in cui viene impiegato. È la catena che rende possibile la tracciabilità richiesta dalle buone pratiche di fabbricazione.
Se la sostituzione modifica la composizione, l’INCI stampato non corrisponde più al prodotto, e servono ristampa delle etichette e aggiornamento della notifica al portale. È il motivo per cui il contratto dovrebbe prevedere un obbligo di preavviso su modifiche di formula e di fornitura.
Per tre ragioni. Una restrizione normativa che la vieta o ne limita l’uso. Un problema di mercato, tipico degli estratti vegetali che dipendono dai raccolti e che spesso hanno un solo bacino di produzione. Oppure la dismissione di una linea da parte del produttore, che costringe chi la usava a riformulare.
Sì. Gli allegati del Regolamento (CE) n. 1223/2009 vengono aggiornati periodicamente, e una sostanza può essere ristretta o vietata. I prodotti già sul mercato che la contengono diventano non conformi al termine dei periodi transitori previsti dal regolamento che introduce la modifica.
