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Il numero di lotto è la sigla più ignorata di un’etichetta cosmetica e la prima cosa che un’autorità chiede quando qualcosa non va. Serve a rispondere a una domanda sola: quali prodotti sono usciti da quella specifica lavorazione.
Se la risposta esiste, un problema si circoscrive a poche centinaia di pezzi. Se non esiste, riguarda tutto quello che hai messo sul mercato.
Indice
Dove si trova il lotto di produzione sui cosmetici
Il numero di lotto va riportato sul contenitore o sull’imballaggio del prodotto, senza un obbligo di posizionamento specifico. La norma richiede che sia leggibile e indelebile, non che stia in un punto preciso.
Nella pratica lo si trova quasi sempre in uno di questi punti:
- sul fondo del flacone o del vasetto, impresso o stampato
- sulla piega inferiore di un tubo, dove la saldatura lascia spazio
- sul bordo inferiore dell’etichetta, in caratteri piccoli
- sul fondo dell’astuccio esterno, quando il prodotto ne ha uno
La ragione per cui finisce in posizioni defilate è estetica: essendo un dato tecnico e non commerciale, i produttori lo collocano dove non interferisce con la grafica.
Su alcuni formati il codice non è stampato ma impresso a caldo o inciso, e si legge solo inclinando il prodotto contro la luce. Non è un difetto: è la soluzione adottata quando la superficie non permette una stampa che resti indelebile per tutta la vita del prodotto.
Va distinto da un altro codice che spesso gli sta accanto, il codice a barre, che identifica il prodotto come articolo commerciale e resta identico su tutte le unità della stessa referenza. Il lotto invece cambia a ogni lavorazione.
Che cosa identifica esattamente
Un lotto è l’insieme di unità prodotte nelle stesse condizioni, dalla stessa massa di prodotto sfuso e nello stesso intervallo di lavorazione.
Questo significa che il lotto lega tra loro tre informazioni: le materie prime impiegate, con i loro certificati di analisi, i parametri di processo di quella lavorazione e i controlli effettuati prima del rilascio.
È l’anello che rende possibile la tracciabilità richiesta dalle buone pratiche di fabbricazione, di cui parla l’articolo su norme GMP e ISO 22716. Senza numero di lotto quella catena si interrompe, e la documentazione conservata nel dossier di sicurezza non è più riconducibile al prodotto fisico.
Un dettaglio che sorprende chi si avvicina alla materia: due prodotti identici confezionati in momenti diversi appartengono a lotti diversi. E lo stesso sfuso ripartito in due formati genera lotti distinti, perché cambia la fase di confezionamento.
Come si assegna e come si scrive
Non esiste un formato obbligatorio. La norma impone che il codice ci sia e sia leggibile, non come debba essere composto.
Il produttore adotta una propria codifica, che deve però essere documentata e ricostruibile. Le logiche più diffuse combinano alcuni di questi elementi:
- l’anno, spesso con due cifre
- il giorno progressivo dell’anno, da 001 a 365
- una sigla della linea produttiva o del prodotto
- un progressivo della lavorazione nella giornata
Una codifica del tipo `24186A03` può quindi indicare il centottantaseiesimo giorno del 2024, linea A, terza lavorazione. Non è uno standard: è un esempio di come una codifica interna viene costruita.
Quello che conta non è la forma ma la corrispondenza. Deve esistere un registro che lega quel codice alla documentazione di produzione, e deve essere consultabile quando serve.
Chi commissiona una linea conto terzi non assegna il lotto: lo assegna il produttore, che è anche il soggetto che deve poter ricostruire la lavorazione. È però una delle informazioni da verificare in fase di selezione del fornitore, come indicato nella guida su come scegliere un laboratorio cosmetico conto terzi.
Lotto, scadenza e PAO non sono la stessa cosa
Sono tre informazioni distinte, con funzioni diverse, che convivono sulla stessa etichetta.
| Indicazione | A cosa serve | Quando è obbligatoria |
|---|---|---|
| Numero di lotto | tracciare la lavorazione | sempre |
| Data di scadenza | indicare il termine minimo di conservazione | per i prodotti con durata inferiore a 30 mesi |
| PAO | indicare per quanti mesi il prodotto è sicuro dopo l’apertura | per i prodotti con durata superiore a 30 mesi |
Il PAO, dall’inglese Period After Opening, è il simbolo del vasetto aperto con un numero e la lettera M. Un 12M significa dodici mesi dalla prima apertura.
La logica è che per un prodotto molto stabile la data di scadenza non è l’informazione utile: quello che conta è quanto resta sicuro dopo che è entrato in contatto con l’aria e con le dita. Il quadro completo degli elementi obbligatori è nell’articolo su come si compone un’etichetta cosmetica.
I trucchi hanno una data di scadenza
Sì, e seguono la stessa logica degli altri cosmetici. Un mascara ha in genere un PAO molto breve, spesso di sei mesi, perché il gesto di applicazione riporta ogni volta nel contenitore batteri prelevati dalla zona oculare.
Un rossetto o un fondotinta hanno indicazioni più lunghe, perché la formula e la modalità d’uso espongono meno il prodotto alla contaminazione. I prodotti in polvere, privi di acqua, sono i più stabili di tutti.
La regola pratica: più il prodotto contiene acqua e più il gesto d’uso lo mette a contatto con la pelle e con l’aria, più breve è il periodo di sicurezza dopo l’apertura.
Che cosa controllare quando arriva la merce
Alla consegna di un ordine ci sono tre verifiche che richiedono cinque minuti e che quasi nessuno fa.
La prima è che il lotto sia effettivamente stampato e leggibile su ogni unità. Un codice sbiadito o coperto dall’etichetta è un problema che si scopre nel momento peggiore, cioè quando serve.
La seconda è annotare quali lotti sono arrivati con quell’ordine e in quale quantità. Basta una riga per referenza. Se in futuro arriva una segnalazione, quella riga dice subito se il prodotto coinvolto è tuo e di quale consegna faceva parte.
La terza è verificare la coerenza tra il lotto e le indicazioni di conservazione presenti sulla stessa etichetta. Un prodotto con PAO di dodici mesi che arriva da una lavorazione di due anni prima non è irregolare, ma è merce che ha già consumato parte della propria vita a magazzino.
Su una consegna di poche decine di pezzi il controllo è immediato. Su riassortimenti frequenti diventa un’abitudine che protegge dal problema più costoso: scoprire tardi che una partita andava fermata.
Perché il lotto ti riguarda anche se non produci
Nel momento in cui vendi una linea a tuo marchio, il numero di lotto stampato su quei prodotti diventa lo strumento con cui rispondi a una contestazione.
Se un cliente segnala una reazione, la prima informazione richiesta è il lotto. Da quello si risale alla lavorazione, alle materie prime e ai controlli, e si stabilisce se il problema riguarda una partita circoscritta o l’intera fornitura. È anche la procedura che consente di limitare un eventuale ritiro alle sole unità coinvolte.
Vale la pena tenere una traccia interna dei lotti ricevuti a ogni ordine, con le date. È un registro semplice, e in caso di segnalazione ti fa risparmiare giorni. I contenuti della documentazione che accompagna il prodotto sono descritti nella guida al dossier di sicurezza. Su cosa verifica un’autorità durante una visita c’è invece l’articolo sui controlli e le ispezioni sui cosmetici.
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Domande frequenti sul lotto di produzione
Sul contenitore o sull’imballaggio, senza obbligo di posizione specifica: la norma richiede solo che sia leggibile e indelebile. Nella pratica si trova sul fondo del flacone o del vasetto, sulla piega inferiore dei tubi, sul bordo inferiore dell’etichetta o sul fondo dell’astuccio esterno.
Non esiste un formato obbligatorio. Il produttore adotta una codifica propria, purché sia documentata e permetta di risalire alla lavorazione. Le logiche più diffuse combinano anno, giorno progressivo dell’anno, sigla della linea produttiva e progressivo della lavorazione nella giornata.
Il lotto identifica la lavorazione da cui il prodotto proviene ed è sempre obbligatorio. La data di scadenza indica il termine minimo di conservazione ed è obbligatoria per i prodotti con durata inferiore a 30 mesi. Per quelli con durata superiore si usa il PAO.
È il PAO, il periodo dopo l’apertura: indica che il prodotto resta sicuro per dodici mesi dalla prima apertura. Si usa sui cosmetici con durata superiore ai 30 mesi, per i quali l’informazione rilevante non è la scadenza ma la stabilità dopo il contatto con aria e pelle.
Seguono le stesse regole degli altri cosmetici. Il mascara ha in genere un PAO breve, spesso sei mesi, perché l’applicazione riporta nel contenitore batteri della zona oculare. Rossetti e fondotinta hanno periodi più lunghi, e i prodotti in polvere, privi di acqua, sono i più stabili.
Lo assegna il produttore, che è il soggetto in grado di ricostruire materie prime, parametri di processo e controlli di quella lavorazione. Chi commissiona la linea non lo assegna, ma dovrebbe tenere una traccia interna dei lotti ricevuti a ogni ordine con le relative date.