Glossario della cosmetica conto terzi: 67 termini spiegati

Chi si avvicina alla cosmetica conto terzi incontra un vocabolario che mescola normativa europea, gergo industriale e sigle inglesi. Molti termini vengono usati come sinonimi senza esserlo, e la confusione costa: si firmano preventivi che rispondono a domande diverse da quelle che si erano poste.

Le voci che seguono sono ordinate per area. Ognuna si legge da sola, senza bisogno delle altre.

Il modello di fornitura

Conto terzi

Accordo con cui un’azienda realizza prodotti che un’altra commercializza con il proprio marchio. Il fornitore mette formule, impianti e conformità normativa; il committente mette il marchio, la selezione delle referenze e la vendita. Il percorso completo è descritto in come funziona la produzione conto terzi.

Lavorazione conto terzi

Variante in cui il committente fornisce le materie prime e il terzista esegue soltanto la trasformazione. Il prodotto sfuso resta di proprietà di chi ha consegnato gli ingredienti. Si distingue dalla produzione conto terzi, dove è il fornitore a mettere materie prime e formula oltre alla capacità produttiva.

Private label

Prodotto realizzato per un committente specifico, che interviene su gamma, etichetta e packaging mantenendo la formula del produttore. In Italia il termine viene usato spesso come sinonimo di white label. Il confronto tra i modelli è in private label, white label e formula su misura.

White label

Prodotto finito e generico, proposto identico a più committenti che vi applicano ciascuno la propria etichetta. La formula è la stessa per tutti e nessuno ne ha l’esclusiva. È il modello con la soglia di ingresso più bassa e il minor margine di intervento sul prodotto.

Formula su misura

Formulazione sviluppata per un solo committente, che comporta prototipazione, prove di stabilità, challenge test e un dossier di sicurezza dedicato. Richiede mesi e un investimento sostenuto prima della prima vendita. Quando conviene è discusso in formula su misura o formula pronta.

Referenza

Singolo prodotto identificato da formula, formato e contenitore. Ogni referenza ha un proprio dossier di sicurezza e una propria notifica al portale europeo. Anche due versioni dello stesso prodotto con etichette diverse costituiscono referenze distinte agli occhi della normativa.

Prodotto sfuso

Il cosmetico già formulato ma non ancora confezionato, indicato anche con il termine inglese bulk. È l’oggetto del servizio di riempimento, in cui il committente lo possiede e il fornitore lo trasferisce nei contenitori finali.

Riempimento

Servizio di trasferimento del prodotto sfuso nei contenitori definitivi, con dosaggio e tappatura. Ha soglie minime elevate, legate alla saturazione della linea produttiva e ai costi di avviamento e sanificazione. Non rientra nel modello della cosmetica di catalogo.

Confezionamento secondario

Inserimento del prodotto in astuccio, applicazione di sigilli e cellofanatura. Si aggiunge al confezionamento primario e ha soglie minime proprie, legate alla tiratura di stampa della confezione. I quattro servizi che si chiamano confezionamento sono distinti in confezionamento conto terzi.

MOQ

Dall’inglese minimum order quantity, è la quantità minima che un fornitore accetta di produrre per una singola referenza. Non dipende dalla formula ma dal livello di personalizzazione richiesto. I quattro scenari che la determinano sono spiegati nel lotto minimo nella cosmetica conto terzi.

Riassortimento

Ordine successivo al primo su referenze già registrate e con etichetta approvata. Non richiede nuove notifiche né nuove elaborazioni grafiche, quindi ha tempi più brevi e margine migliore. Nel modello di catalogo cade anche il vincolo sul numero minimo di tipologie.

Normativa e documenti

Regolamento (CE) n. 1223/2009

Norma europea che disciplina i prodotti cosmetici: definizione, sicurezza, ruoli della filiera, etichettatura e notifica. È direttamente applicabile in tutti gli Stati membri e costituisce la cornice entro cui si muove chiunque immetta un cosmetico sul mercato europeo.

Regolamento (UE) n. 655/2013

Stabilisce i sei criteri comuni che ogni claim cosmetico deve rispettare: conformità alle norme, veridicità, supporto probatorio, onestà, correttezza e decisioni informate. È la norma che determina cosa si può scrivere in etichetta e nei materiali promozionali, come spiegato nei claim cosmetici.

Decreto legislativo 204/2015

Norma italiana che definisce l’apparato sanzionatorio per le violazioni del Regolamento europeo sui cosmetici e individua nel Ministero della Salute l’autorità competente. Ha abrogato la Legge 713/1986, che prevedeva requisiti oggi non più in vigore, tra cui il direttore tecnico obbligatorio.

Persona Responsabile

Soggetto stabilito nell’Unione Europea indicato in etichetta con nome e indirizzo, che risponde della conformità del prodotto immesso sul mercato. Può essere il produttore oppure il committente. Chi lo assume ne porta tutti gli obblighi documentali, dalla conservazione del dossier alla risposta in caso di controllo.

PIF

Dall’inglese Product Information File, è il fascicolo informativo che raccoglie composizione, metodi di fabbricazione, prove di efficacia e valutazione della sicurezza di una referenza. Va conservato e reso disponibile alle autorità. In italiano è il dossier di sicurezza del prodotto.

CPNP

Cosmetic Products Notification Portal, la banca dati europea in cui ogni cosmetico va notificato prima dell’immissione sul mercato. La notifica è accessibile alle autorità sanitarie e ai centri antiveleni. Il funzionamento è spiegato nella pagina dedicata al portale.

Valutatore della sicurezza

Professionista che firma la valutazione della sicurezza contenuta nel dossier. L’articolo 10 del Regolamento richiede un diploma o qualifica equivalente in farmacia, tossicologia, medicina o disciplina analoga. È l’unico ruolo della filiera cosmetica per cui la norma prescrive un titolo di studio.

Cosmetovigilanza

Sistema di raccolta e comunicazione degli effetti indesiderabili dei cosmetici. L’articolo 23 del Regolamento impone alla Persona Responsabile di notificare senza indugio alle autorità gli effetti indesiderabili gravi, e coinvolge anche i distributori nella trasmissione delle segnalazioni ricevute.

Immissione sul mercato

Prima messa a disposizione di un prodotto sul mercato dell’Unione Europea. È il momento a partire dal quale scattano gli obblighi di conformità, e si distingue dalla messa a disposizione, che riguarda ogni successiva fornitura per la distribuzione o il consumo.

Messa a disposizione

Fornitura di un prodotto per la distribuzione, il consumo o l’uso sul mercato dell’Unione. La distinzione dall’immissione sul mercato è decisiva nei periodi transitori: una scadenza può vietare l’ingresso di nuovi prodotti prima di vietarne la vendita.

Allegati del Regolamento

Elenchi che accompagnano il Regolamento europeo e indicano le sostanze vietate, quelle soggette a restrizione, i coloranti, i conservanti e i filtri UV ammessi. Vengono aggiornati periodicamente, quindi un prodotto conforme oggi può non esserlo dopo una revisione, come spiegato nelle nuove regole per i cosmetici.

Distributore

Chi mette a disposizione un cosmetico sul mercato senza modificarlo. L’articolo 6 del Regolamento gli assegna obblighi di verifica su etichetta, lingua, termine di conservazione e condizioni di stoccaggio. Non risponde della formula, ma risponde di ciò che mette in vendita.

Produzione e qualità

GMP

Dall’inglese Good Manufacturing Practices, sono le buone pratiche di fabbricazione. L’articolo 8 del Regolamento ne impone il rispetto come condizione per l’immissione sul mercato. Coprono personale, locali, attrezzature, materie prime, processo, controlli e documentazione, come descritto in norme GMP e ISO 22716.

ISO 22716

Norma armonizzata che traduce in procedure operative le buone pratiche di fabbricazione dei cosmetici. Seguirla fa presumere la conformità richiesta dal Regolamento. La certificazione da parte di un ente terzo è volontaria, mentre il rispetto della norma è di fatto necessario.

Lotto

Insieme di unità prodotte nelle stesse condizioni, dalla stessa massa di prodotto sfuso e nello stesso intervallo di lavorazione. Il numero di lotto in etichetta collega il prodotto alle materie prime e ai controlli effettuati. Dove si trova e come si legge è spiegato in lotto di produzione sui cosmetici.

Tracciabilità

Capacità di risalire dal prodotto in commercio al lotto di produzione, e da questo alle materie prime impiegate e ai controlli eseguiti. È il requisito che consente di circoscrivere un problema a una sola partita invece che all’intera fornitura.

Challenge test

Prova che verifica la capacità del sistema conservante di contrastare la contaminazione microbica nelle condizioni d’uso reali. Stabilisce se il prodotto resta sicuro dopo l’apertura e il contatto ripetuto, ed è uno dei passaggi obbligati nello sviluppo di una formula nuova.

Prove di stabilità

Esposizione della formula a condizioni controllate di temperatura per verificare che non separi, non cambi colore e non perda efficacia nel tempo. Richiedono settimane, perché simulano mesi di permanenza sullo scaffale, e non sono comprimibili.

Certificato di analisi

Documento che accompagna un lotto di materia prima e ne attesta la conformità alle specifiche concordate. Chi riceve la materia prima lo verifica, registra il lotto e lo collega alle produzioni in cui verrà impiegato. Il funzionamento della filiera è descritto nelle materie prime cosmetiche.

Scheda tecnica

Documento che descrive caratteristiche, composizione, modalità d’uso e specifiche di conservazione di un prodotto o di una materia prima. Non sostituisce il dossier di sicurezza, ma è il riferimento operativo per chi confeziona, immagazzina o rivende.

Qualificazione

Verifica documentale con cui si accerta che una materia prima in ingresso corrisponda a quanto ordinato e sia idonea all’impiego cosmetico. Comprende specifica tecnica, certificato di analisi e registrazione del lotto. Senza qualificazione, una materia prima non può entrare in una formula destinata al mercato.

Etichetta e claim

INCI

International Nomenclature of Cosmetic Ingredients, la nomenclatura standardizzata con cui gli ingredienti vengono elencati in etichetta in ordine decrescente di concentrazione. Sotto l’1% l’ordine è libero. Gli elementi obbligatori dell’etichetta sono descritti in come si compone un’etichetta cosmetica.

PAO

Period After Opening, il periodo entro cui il prodotto resta sicuro dopo la prima apertura. Si indica con il simbolo del vasetto aperto seguito da un numero e dalla lettera M. Si usa sui cosmetici con durata superiore a trenta mesi, in alternativa alla data di scadenza.

Contenuto nominale

Peso o volume del prodotto contenuto nella confezione, espresso in grammi o millilitri. È un’informazione obbligatoria in etichetta e uno dei dati che i consumatori verificano più frequentemente prima dell’acquisto, perché consente il confronto tra prodotti simili.

Claim

Qualsiasi affermazione che attribuisce una caratteristica o un effetto a un cosmetico, in etichetta, sul sito, sugli espositori o sui social. Deve essere veritiera e dimostrabile, e non può attribuire proprietà terapeutiche, che trasformerebbero il prodotto in un farmaco.

Allergeni da fragranza

Sostanze presenti nelle profumazioni che devono essere dichiarate con il proprio nome INCI quando superano determinate soglie. Il Regolamento (UE) 2023/1545 ne ha aggiunte 56 alle 24 già previste, allungando in modo sensibile l’INCI di molti prodotti profumati.

Etichettatura ambientale

Obbligo di riportare sull’imballaggio la codifica del materiale e le indicazioni per la raccolta differenziata. Riguarda contenitori, astucci e confezioni di ogni tipo. Per la vendita online l’informazione può essere resa disponibile anche attraverso canali digitali, purché accessibile.

Pantone

Sistema di codifica dei colori che consente di indicare una tinta in modo univoco, indipendente dal dispositivo di visualizzazione. Serve perché un colore approvato a monitor non corrisponde a quello stampato: lo schermo emette luce, la stampa la riflette.

File vettoriale

Formato grafico basato su curve matematiche invece che su una griglia di pixel, quindi ingrandibile senza perdita di definizione. Per la stampa delle etichette il logo va consegnato in .ai oppure .eps. Un file JPG o PNG mostra i bordi sgranati in stampa.

Packaging

Airless

Contenitore con pistone interno che risale man mano che il prodotto viene erogato, impedendo il rientro dell’aria. Protegge le formule con attivi sensibili all’ossidazione. Il confronto tra i formati è in come scegliere il contenitore giusto.

Vasetto

Contenitore a bocca larga da cui il prodotto si preleva con le dita. Comunica generosità e permette di vedere la texture, ma espone la formula all’aria e alla contaminazione a ogni apertura, il che comporta di norma un periodo di utilizzo dopo l’apertura più breve.

Tubo

Contenitore flessibile che eroga per pressione e si richiude. Limita il contatto con aria e mani, non si rovescia e resiste alle cadute. È il formato più adatto ai prodotti di uso quotidiano e a quelli che si utilizzano con le mani bagnate.

Etichetta adesiva

Supporto stampato applicato sul contenitore, disponibile in carta, carta laminata, polipropilene bianco o trasparente. La scelta del materiale dipende dall’esposizione ad acqua e sostanze grasse, come descritto in etichette adesive per cosmetici.

Astuccio

Confezione esterna in cartoncino fustellato, che arriva piatta e viene montata al confezionamento. Richiede una fustella dedicata al formato e ha una tiratura minima di stampa superiore a quella dell’etichetta. Formati e finiture sono descritti in astucci e scatole per cosmetici.

Fustella

Stampo che ritaglia e cordona il cartoncino nella forma esatta di un astuccio. È un costo iniziale legato a quel formato specifico e va realizzato prima della prima produzione, il che rende antieconomiche le tirature piccole.

Nobilitazione

Trattamento applicato dopo la stampa per modificare l’aspetto e il tatto di una confezione: plastificazione lucida o opaca, verniciatura selettiva, lamina a caldo, stampa a rilievo. Ogni nobilitazione è un passaggio di macchina in più, con il proprio costo e tempo.

Grammatura

Peso del cartoncino per unità di superficie, che ne determina rigidità e percezione di qualità. Un astuccio troppo leggero si deforma nel trasporto, uno troppo pesante aumenta il costo senza un beneficio percepito dal cliente.

Refill

Formato di ricarica che permette di riacquistare il contenuto di un prodotto senza il contenitore. Abbassa la barriera al riacquisto e lega il cliente al contenitore, quindi al marchio. È uno strumento di fidelizzazione poco usato nel canale professionale.

Polipropilene

Materiale plastico usato per le etichette destinate ad ambienti umidi, disponibile in versione bianca coprente o trasparente. Non si imbibisce e regge il contatto prolungato con acqua e sostanze grasse, a differenza della carta anche laminata.

Prodotto e formulazione

Attivo

Ingrediente a cui si attribuisce la funzione principale del prodotto, come acido ialuronico, niacinamide o peptidi. La sua concentrazione, stabilità e compatibilità con il resto della formula sono verificate in sviluppo. Le principali famiglie sono descritte in ingredienti attivi in cosmetica.

Emulsionante

Componente che permette a fase acquosa e fase grassa di restare unite in una formulazione stabile. È il componente che rende possibile una crema, e la sua scelta incide direttamente su texture, assorbimento e sensazione al tatto del prodotto finito.

Tensioattivo

Sostanza che abbassa la tensione superficiale e rende possibile la detersione, presente in detergenti, gel doccia e shampoo. Ne esistono famiglie con delicatezza molto diversa, e la scelta è determinante nei prodotti destinati a pelli sensibili o ai bambini.

Conservante

Sostanza che protegge la formula dalla proliferazione microbica durante la conservazione e l’uso. Il Regolamento europeo ne ammette solo alcuni, elencati in un allegato dedicato, con limiti di concentrazione. La sua efficacia viene verificata con il challenge test.

Filtro solare

Ingrediente che assorbe o riflette la radiazione ultravioletta. Solo le sostanze elencate nell’apposito allegato del Regolamento sono ammesse, entro i limiti indicati. La combinazione dei filtri determina il fattore di protezione del prodotto finito.

SPF

Sun Protection Factor, misura la protezione dalla radiazione UVB determinata con metodi di prova normalizzati. Si comunica per categorie e non con valori liberi. Regole e claim ammessi sono descritti in solari a marchio proprio.

UVA

Radiazione ultravioletta a lunghezza d’onda maggiore rispetto agli UVB. Nei solari la protezione UVA deve essere pari ad almeno un terzo del fattore dichiarato, e la conformità viene segnalata con il logo UVA racchiuso in un cerchio.

Texture

Consistenza e comportamento del prodotto all’applicazione: gel, fluido, crema, burro, olio. Determina la percezione del cliente più della composizione, e va scelta in base al tipo di pelle e al gesto d’uso previsto piuttosto che alla promessa del prodotto.

Commerciale e amministrativo

Prodotto da cabina

Referenza in formato professionale destinata al consumo durante il trattamento. Non genera margine diretto: incide come costo materiale del servizio, spesso pochi centesimi a seduta. La differenza con la rivendita è spiegata in prodotti da cabina o da rivendita.

Prodotto da rivendita

Referenza in formato ridotto destinata alla vendita al cliente finale. Genera margine pieno, con un ricarico che nel settore parte da tre volte il costo unitario, ma richiede spazio espositivo, tempo di spiegazione e riassortimento regolare.

Ricarico

Moltiplicatore applicato al costo unitario per ottenere il prezzo di vendita. Nella cosmetica la regola empirica indica un minimo di tre volte per la vendita diretta al consumatore. Il metodo completo è in come stabilire il prezzo di vendita.

Costo pieno

Costo effettivo di una referenza, che comprende il prezzo di acquisto più la quota di registrazione al portale, le eventuali grafiche extra, il trasporto e una percentuale per campioni e invenduto, distribuiti sui pezzi acquistati.

Campioncino

Formato ridotto destinato alla prova a casa. Per la normativa è una referenza distinta, con propria etichetta, dossier e notifica. Non genera margine ma converte sull’acquisto pieno, come descritto in campioncini e tester personalizzati.

Tester

Prodotto aperto ed esposto al banco, che il cliente prova al momento. Serve a superare la diffidenza iniziale verso un prodotto sconosciuto, non a valutarne l’efficacia nel tempo, che è invece il compito del formato prova da portare a casa.

GTIN

Global Trade Item Number, il codice numerico che identifica univocamente un articolo commerciale ed è rappresentato dal codice a barre. Viene richiesto dalla maggior parte dei marketplace per creare una scheda prodotto e va acquistato dall’ente che li assegna.

Regime OSS

One Stop Shop, il regime che consente di assolvere da un unico punto l’IVA dovuta sulle vendite a consumatori di altri Paesi dell’Unione Europea. Evita di aprire una posizione IVA in ciascuno Stato di destinazione, come spiegato in vendere cosmetici online.

Codice ATECO

Classificazione dell’attività economica ai fini fiscali e statistici. Chi commissiona la produzione e rivende di norma non usa il codice di fabbricazione, perché non trasforma materie prime. Il codice ATECO corretto dipende quindi dal tipo di vendita e non dal prodotto.

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Domande frequenti sui termini della cosmetica conto terzi